【必見】年末の大掃除を乗り切る書類整理のコツ

毎度煩雑になりがちな書類の取り扱い。不必要な書類や一昨年のパンフレット、有効期限の切れたクーポンやDMに埋もれて生活しているあなたは、必要な書類を発見するのにそれら全てを見直したり、重要な会議の書類を紛失してムダな時間を過ごしているはず。

そんな書類を今年こそキッチリ片付け、今までの自分と決別して新たな年を心地よく迎えよう。

用意するもの

まずは書類を

の三種類に分ける。

必要のないものはすぐに処分、これがモノを整理する上では一番重要となるステップである。

次に、保存しておく必要のある書類を大きなカテゴリ毎に分ける必要がある。支払いに関するものなのか、保険に関するものなのか、あるいは電化製品の説明書や保証書の類なのかで書類を分類する。

このカテゴリ毎にフォルダが作られる。

例えば、その支払いに関する書類でも、電気、ガス、水道、固定電話、携帯電話、インターネット回線、プロバイダなど様々なものがある。これらはさらに分類してファイルに入れ、インデックスを付けてフォルダへ収納しよう。

一般的なコクヨのフォルダは、厚さ20mmまでの書類を収納できる。それ以上の量の書類を一つのフォルダへ収納するのは整理整頓とは言わない。

例えば仕事の書類であればプロジェクト毎に、説明書や保証書の類であれば製品群毎にフォルダを分割し、一纏めにしてファイルボックス（フォルダボックス）に入れておくのがいいだろう。

最近ではフタの付いた封筒タイプのフォルダもあるが、通常のフォルダは二つ折りになっているちょっと厚めの紙であり、横から書類が抜け落ちたり、自立はしない。

そのため、フォルダはファイルボックス（フォルダボックス）へ入れて管理することでこれらの問題を事前に防ぐ必要がある。

モノには捨てるタイミングというものがある。そのタイミングは書類を保存するタイミングである。

例えば新しく冷蔵庫を買い換えたのであれば、その冷蔵庫の説明書と保証書を保存するのと同時に古い冷蔵庫の説明書と保証書は捨てるべきである。いつまでも役に立たないものを持ってスペースをムダにするのはやめよう。

四六時中家にいたり、毎日書類の整理に時間を割ける人はなかなかいないだろう。

新しく発生した書類をとりあえず入れておくInBoxや、どうすべきか悩んでいて処理を先送りにしたい書類を入れておく保留ボックスをレターケースやファイルボックスであらかじめ作っておくことで、デスクの上に書類の山を積み上げないようにしよう。